S'organiser avec un Wiki

Vous cherchez un outil informatique qui sera capable de vous faire gagner du temps ? Vous cherchez un outil informatique qui vous permette de travailler en groupe ? Vous cherchez un outil informatique qui vous permette d'organiser vos pensées comme vous l'entendez ? 

Si la réponse à l'une de ces questions est "oui", alors il est temps d'envisager l'usage d'un Wiki au quotidien. Tout d'abord, qu'est ce qu'un Wiki ? Et bien, je pense qu'il est plus simple de laisser répondre le wiki le plus célèbre du monde, Wikipedia, qui fourni une définition très complète à cette question.

Pour faire simple, on peut dire qu'un Wiki est un site internet dont toutes les pages sont modifiables directement.

Pourquoi ?

L'utilisation d'un tel outil est intéressant lorsqu'on désire organiser les informations comme on l'entend. Il est extrêmement facile de gérer une base de connaissance en créant les différentes pages et en créant les liens entre ces pages. Toutes ces opérations s'opèrent très simplement, via un apprentissage rapide de quelques principes de base (comme la syntaxe des documents par exemple).

De part sa nature, le wiki peut être accessible depuis n'importe quel poste connecté à Internet. Il est donc possible de continuer à travailler sur un document depuis chez soit.

De même, la plupart des logiciels Wiki gèrent les différentes versions des pages (permettant de récupérer une ancienne version d'un document) et des autorisations permettant de restreindre leur accès.

Comment procéder ?

Tout d'abord, il faut identifier le logiciel qui sera adapté à votre besoin. Pour cela, il faut étudier avec attention les fonctionnalités implémentées dans chaque outil et identifier celles qui seront indispensables.
Généralement la plupart des besoins sont couverts par ces fonctionnalités :

• Gestion des utilisateurs (permettant une identification)
• Gestion des historiques des pages
• Gestion simplifiée des sauvegardes (indispensable dans le cadre d'une gestion documentaire)

Si vous avez à votre disposition un serveur web, il vous suffira de contacter la personne en charge de la machine pour lui demander d'installer le logiciel.
Notez que ces logiciels sont souvent open source et, par conséquent, gratuitement mis à la disposition des utilisateurs par leur(s) auteur(s).

Une autre solution consiste créer un compte sur l'un des nombreux hébergeur de Wikis disponibles sur le web. Ces sites (appelés aussi "Fermes à Wikis") vous propose de créer et d'héberger un Wiki chez eux en contrepartie de quoi le gérant affichera éventuellement des bandeaux publicitaires sur les pages.

Enfin, si vous travaillez seul, un choix pertinent peut être de sélectionner un Wiki qui est éditable directement depuis une clef USB (voir le logiciel TiddlyWiki).
Ainsi, avec ce type d'outil, un simple navigateur Internet est nécessaire pour éditer vos pages et organiser la rédaction de vos documents.

Conclusion

Les avantages à l'utilisation d'un wiki sont multiples. Mais ce n'est que lorsque vous aurez pris l'habitude d'en utiliser un que vous pourrez réellement mesurer le gain de productivité.
Dans un premier temps je vous conseille d'utiliser un Wiki de type personnel, puis si tout va bien de passer à la vitesse supérieure pour travailler avec vos collaborateurs.

Liens complémentaires :

• La page des logiciels Wikis sur le site Framasoft
• Wikipedia et sa liste de logiciels Wikis
• PBWiki pour créer un Wiki en quelques minutes
• Un Wiki personnel : TiddlyWiki