Passer de Excel à OpenOffice.org

Plus les années passent et plus les logiciels open source deviennent fiables. Ainsi, la tentation de migrer son poste de travail sous Open Office devient très grande.

Seulement, il ne faut pas négliger les impacts qu'implique cette opération.Vous trouverez donc dans cet article les principales tâches à accomplir pour réaliser une bonne migration des ses documents Excel vers Calc, le tableur de la suite Open Office.

Pourquoi une migration ?

La migration de ses documents du format Excel au format Open Office peut être intéressante pour vous libérer du "cadenas" Microsoft.

En effet, le format de données Excel (le fameux ".xls") n'est pas un standard. Par conséquent en travaillant avec ce format, vous serez exclave du logiciel Excel pour tout ce qui concerne la lecture ou la modification de vos documents.

Passé ces considérations éthiques, le principal problème d'Excel provient de son coût. La motivation de passer à Open Office viendra vraisemblablement de la gratuité de cette suite logicielle. Ainsi, vous n'aurez plus à débourser de l'argent pour mettre à jour votre logiciel préféré.

Quant à la qualité d'Open Office ? Elle n'est tout simplement plus à démontrer. Il vous suffit de faire confiance à ses millions d'utilisateurs à travers le monde.

La migration

Tout d'abord, vous noterez que cette procédure de migration n'est acceptable que si vous travaillez seul ou que la migration ne concerne que votre documentation personnelle.
Si la demande s'avère importante, je réaliserai un guide de migration - allégé - pour les petites structures.

Sauvegarder tous vos documents sur un disque dur externe, un CDR ou un DVDR.
Après installation de la dernière version disponible d'Open Office (appelé aussi OO dans la suite de ce document), la première tâche consiste à ouvrir tous vos documents Excel avec le tableur de OO (Calc).
Cette étape est très importante, car il faudra vous assurer qu'aucune donnée ne sera perdue. Ainsi vérifiez bien que tout est en ordre : feuilles de calculs, onglets, graphiques, etc. Si tout est bon, sauvegarder les documents au format Open Document dans un autre répertoire.

Etudiez attentivement les documents chargés avec des macros en VB Script. Même si ces macros sont très pratiques, sachez que leur migration vers au autre format de données est délicate.
En effet, les documents utilisant des macros VBScript devront être réécrit dans le langage de script interne à Open Office. Ne paniquez pas, il est possible de faire exactement la même chose (de manière différente) dans OO.
Seulement, il ne faut pas négliger le travail que cette tâche peut représenter.

L'une des meilleures solution est donc de travailler un temps avec deux environnements de travail selon ce schéma :

• une petite partie des documents reste gérée avec Microsoft Excel (ceux utilisant des macros)
• le reste des documents est géré avec Open Office Calc
• créer tous les nouveaux documents avec Open Office Calc

Libre à vous, par la suite, d'envisager ou non la migration des documents restant sous Open Office Calc. N'oubliez surtout pas que tout nouveau document doit être créé avec Calc !
Vous verrez que de toute façon, et au bout de quelques mois, vous vous séparerez petit à petit définitivement de Microsoft Excel.

L'échange de données avec d'autre personnes

Le problème que vous rencontrerez le plus souvent vient de l'échange de données avec d'autres utilisateurs.
Dans ce cas, les utilisateurs ont tendance à ne jurer que par Microsoft Excel et à vous envoyer des documents dans ce format. Acceptez ces documents en demandant des versions "épurées" si le besoin s'en fait sentir. Par version épurée, on entend versions des documents sans macros ni graphique.
D'ailleurs, l'échange de documents équipés de macro ou de scripts VB devrait être fortement limité par le fait que les différentes versions d'Excel peuvent gérer différement ces composants.

Lorsque vous devrez envoyer un document à quelqu'un, envoyez systématiquement deux versions de votre fichier :

• une version au format Open Document de Open Office Calc
• une autre version de ce même document au format Excel (converti avec Open Office)

Pourquoi envoyer deux exemplaire du même fichier ?

Votre mission est de partager de l'information, pas de porter la bonne parole en forçant votre correspondant à installer Open Office pour lire votre feuille de calcul. Il est donc très important que votre correspondant parvienne à lire sans difficulté les documents que vous lui faites parvenir.
Vous pouvez à la rigueur ajouter dans votre mail un post-scriptum expliquant la nature du premier document (au format Open Office).

Notions clefs à retenir

• N'hésitez pas à travailler à la fois avec Open Office Calc et avec Excel si le besoin s'en fait sentir
• Ne tenter pas d'imposer votre format de fichiers à vos collaborateurs
• Migrer doucement si nécessaire, le jeu en vaut la chandelle

Liens à consulter :

• Open Office : le site officiel
• Microsoft Excel : le site officiel
• Open Document : le format de données ISO utilisé par Open Office
• Open Office sur Wikipedia

La photo illustrant cet article a été réalisée par Willie Hybrid et est sous licence Creative Commons

Nicolas